Info Dapodik – Cara mengatasi NISN ganda di Dapodik atau Verval PD menjadi salah satu hal yang perlu dipahami operator sekolah ketika menemukan data peserta didik tercatat lebih dari satu kali. Kondiisi tersebut tidak sebaiknya dibiarkan karena dapat menyebabkan data siswa di sistem pendidikan menjadi tidak sinkron.
Nomor Induk Siswa Nasional atau NISN merupakan identitas penting yang melekat pada peserta didik. Nomor tersebut digunakan dalam berbagai proses administrasi pendidikan, sehingga keakuratan data siswa di Dapodik (Data Pokok Pendidikan) maupun Verval PD (Verifikasi dan Validasi Peserta Didik) perlu diperhatikan.
Dalam kondisi tertentu, seorang siswa dapat terdeteksi mempunyai data ganda, misalnya karena masih tercatat aktif di sekolah sebelumnya setelah berpindah sekolah. Ada pula kasus yang membutuhkan penanganan berbeda, seperti seorang peserta didik memiliki dua NISN atau terdapat data yang terindikasi sebagai siswa kembar.
Lantas, bagaimana langkah yang dapat dilakukan ketika muncul NISN ganda di Dapodik atau Verval PD?
Mengapa NISN Siswa Bisa Terdeteksi Ganda?
Kemunculan data peserta didik ganda dapat terjadi karena adanya ketidaksesuaian atau duplikasi pencatatan dalam sistem. Salah satu kondisi yang sering menjadi perhatian adalah ketika siswa sudah berpindah sekolah, tetapi statusnya masih tercatat aktif pada satuan pendidikan sebelumnya.
Akibatnya, sistem dapat membaca identitas peserta didik tersebut sebagai siswa yang masih terdaftar di sekolah lama sekaligus sekolah baru.
Selain kasus tersebut, persoalan juga dapat muncul ketika terdapat dua data peserta didik dengan identitas yang sama atau sangat mirip. Perbedaan penulisan nama, tanggal lahir, atau informasi identitas lainnya juga perlu diperiksa agar operator tidak mengambil tindakan yang keliru.
Karena itu, operator sekolah sebaiknya tidak langsung menghapus data hanya karena menemukan indikasi ganda. Data perlu diperiksa terlebih dahulu melalui layanan verifikasi dan validasi yang tersedia.
Cara Mengatasi NISN Ganda di Verval PD
Salah satu tahapan yang dapat dilakukan adalah mengecek data melalui laman Verval PD. Proses ini dilakukan menggunakan akun yang memiliki akses sesuai ketentuan pengelolaan data pendidikan.
Setelah berhasil masuk, operator dapat memeriksa bagian Residu, khususnya daftar yang berkaitan dengan NISN ganda. Menu tersebut dapat digunakan untuk melihat peserta didik yang terindikasi tercatat pada lebih dari satu sekolah.
Berikut tahapan yang dapat dilakukan:
1. Login ke Verval PD
Pertama, buka laman Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD). Login menggunakan akun SDM Pusdatin yang digunakan untuk mengelola data peserta didik.
Pastikan akun yang digunakan memang memiliki hak akses untuk melakukan pemeriksaan atau pengajuan perubahan data.
2. Periksa menu Residu
Setelah masuk ke sistem, arahkan ke menu Residu. Selanjutnya, cari bagian NISN Ganda untuk mengetahui apakah terdapat peserta didik yang terindikasi masih aktif pada dua satuan pendidikan.
Pada tahap ini, operator perlu mencocokkan identitas siswa dengan data yang dimiliki sekolah. Jangan terburu-buru mengajukan pengeluaran sebelum memastikan bahwa data tersebut memang milik peserta didik yang sama.
3. Gunakan fitur pengeluaran siswa
Jika ditemukan siswa yang masih tercatat di sekolah lain dan kondisi tersebut memang merupakan data ganda, operator dapat menggunakan fitur Pengeluaran Siswa.
Informasi yang diperlukan antara lain NPSN sekolah asal, NISN, nama lengkap, serta tanggal lahir peserta didik. Data tersebut harus dimasukkan dengan teliti agar pengajuan tidak menimbulkan masalah baru.
Pada bagian jenis keluar, operator dapat memilih keterangan yang sesuai dengan kondisi peserta didik, misalnya mutasi apabila siswa memang sudah berpindah sekolah.
Dokumen Pendukung Perlu Disiapkan
Pengajuan pengeluaran peserta didik tidak hanya berkaitan dengan pengisian data pada sistem. Operator juga perlu menyiapkan dokumen pendukung sebagai bukti bahwa siswa memang sudah tidak aktif di sekolah yang menyebabkan terjadinya kegandaan.
Salah satu dokumen yang dapat digunakan adalah surat keterangan yang menerangkan status siswa, termasuk dokumen terkait perpindahan atau mutasi peserta didik sesuai kebutuhan kasus.
Dokumen pendukung perlu diunggah mengikuti ketentuan format dan ukuran file yang ditetapkan pada layanan. Materi sumber menyebutkan dokumen dapat berupa format JPG dengan ukuran di bawah 1 MB.
Setelah seluruh informasi dan dokumen diperiksa, operator dapat melanjutkan proses dengan memilih Ajuan Pengeluaran.
Pengajuan tersebut selanjutnya perlu menunggu proses verifikasi atau persetujuan dari pihak yang berwenang. Karena itu, perubahan tidak selalu langsung terlihat setelah pengajuan dikirim.
Bagaimana Jika Siswa Memiliki Dua NISN?
Penanganannya bisa berbeda apabila masalah yang ditemukan bukan sekadar siswa masih aktif di dua sekolah, melainkan satu peserta didik mempunyai dua NISN berbeda.
Situasi seperti ini tidak sebaiknya diselesaikan dengan memilih salah satu data secara sembarangan. Identitas peserta didik perlu ditelusuri agar NISN yang dipertahankan benar-benar sesuai dengan data yang seharusnya.
Dalam kasus tertentu, persoalan juga dapat berkaitan dengan data siswa kembar yang memiliki kemiripan identitas. Kondisi tersebut membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut karena sistem dapat mendeteksi kemiripan data berdasarkan sejumlah informasi peserta didik.
Untuk kasus yang membutuhkan penggabungan data atau merger, operator sekolah dapat berkoordinasi dengan Dinas Pendidikan setempat. Apabila diperlukan, sekolah juga dapat meminta bantuan melalui layanan resmi yang menangani permasalahan data pendidikan.
Perbedaan Penanganan NISN Ganda
Agar tidak salah mengambil tindakan, operator sekolah dapat membedakan jenis masalah yang ditemukan terlebih dahulu.
| Kondisi yang Ditemukan | Penanganan yang Dapat Dilakukan |
|---|---|
| Siswa masih aktif di sekolah lama dan sekolah baru | Periksa data pada menu NISN Ganda dan ajukan pengeluaran dari sekolah yang tidak lagi menjadi tempat belajar siswa |
| Siswa memiliki dua NISN | Lakukan verifikasi identitas dan koordinasikan permohonan penggabungan data |
| Data siswa terindikasi kembar | Periksa identitas secara menyeluruh dan koordinasikan dengan pihak terkait |
| Data sekolah lama belum berubah setelah mutasi | Pastikan proses pengeluaran atau mutasi sudah diajukan dan menunggu verifikasi |
Tabel tersebut menunjukkan bahwa NISN ganda tidak selalu mempunyai penyebab dan solusi yang sama. Karena itu, pemeriksaan awal menjadi bagian penting sebelum operator melakukan perubahan.
Jangan Sembarangan Menghapus Data Peserta Didik
Persoalan NISN ganda sering kali membuat operator ingin segera menghapus salah satu data. Namun, langkah tersebut perlu dilakukan secara hati-hati.
NISN merupakan identitas peserta didik yang digunakan dalam berbagai layanan pendidikan. Kesalahan dalam menentukan data yang harus dikeluarkan atau digabungkan justru dapat membuat riwayat pendidikan siswa menjadi tidak sesuai.
Operator sebaiknya mengandalkan mekanisme verifikasi dan validasi yang tersedia. Jika kasusnya membutuhkan kewenangan di luar sekolah, koordinasi dengan Dinas Pendidikan atau layanan bantuan resmi menjadi pilihan yang lebih tepat.
Sebelum mengirim pengajuan, periksa kembali nama siswa, NISN, tanggal lahir, NPSN, status sekolah, serta dokumen pendukung. Ketelitian pada tahap awal dapat membantu mengurangi risiko pengajuan ditolak atau perlu diperbaiki.
Setelah Pengajuan, Apa yang Harus Dilakukan?
Setelah pengajuan pengeluaran atau proses terkait data ganda dikirim, operator perlu memantau statusnya secara berkala. Jangan menganggap proses sudah selesai hanya karena tombol pengajuan berhasil ditekan.
Jika terdapat permintaan perbaikan atau verifikasi tambahan, operator perlu menindaklanjutinya sesuai informasi yang ditampilkan pada sistem.
Untuk kasus merger data, koordinasi juga menjadi bagian penting. Sekolah dapat menyampaikan kondisi sebenarnya kepada Dinas Pendidikan agar proses penanganan sesuai dengan status peserta didik yang bersangkutan.
Dengan demikian, penyelesaian masalah tidak hanya berfokus pada perubahan data di aplikasi, tetapi juga memastikan bahwa data administrasi siswa di tingkat sekolah memiliki dasar yang jelas.
Kesimpulan
Cara mengatasi NISN ganda di Dapodik atau Verval PD pada dasarnya harus dimulai dengan memeriksa penyebab kegandaan dan memastikan identitas peserta didik secara teliti. Jika siswa masih tercatat aktif di dua sekolah, operator dapat memanfaatkan menu Residu/NISN Ganda dan mengajukan pengeluaran siswa dari sekolah yang sudah tidak menjadi tempat belajarnya, disertai dokumen pendukung sesuai ketentuan. Sementara itu, apabila satu siswa mempunyai dua NISN atau kasusnya berkaitan dengan data kembar, penyelesaiannya dapat memerlukan penggabungan data (merger) melalui koordinasi dengan Dinas Pendidikan atau layanan resmi terkait. Dengan mengikuti prosedur dan tidak melakukan perubahan secara sembarangan, data peserta didik diharapkan tetap akurat dan riwayat pendidikan siswa dapat terjaga.