Info Dapodik – Cara upload scan ijazah di Dapodik masih menjadi pertanyaan bagi sejumlah Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK), terutama ketika sekolah meminta pembaruan atau validasi data pendidikan terakhir. Namun, perlu dipahami bahwa proses unggah scan ijazah tidak dilakukan secara langsung melalui aplikasi Dapodik sekolah.
Pengunggahan dokumen ijazah dilakukan melalui laman Info GTK, khususnya pada layanan Verval Ijazah menggunakan akun PTK masing-masing. Proses ini berkaitan dengan pencocokan data pendidikan tinggi yang tercatat pada sistem dengan data yang tersedia di PD-Dikti/SIVIL.
Karena berkaitan dengan validitas data pendidikan guru, setiap informasi yang dimasukkan harus sesuai dengan dokumen ijazah asli. Kesalahan penulisan nama perguruan tinggi, program studi, nomor ijazah, maupun data lainnya dapat menyebabkan proses verval membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.
Lantas, bagaimana cara upload scan ijazah di Dapodik yang benar? Berikut panduan lengkap yang perlu diketahui GTK.
Apakah Scan Ijazah Diunggah Langsung di Dapodik?
Hal pertama yang perlu diluruskan adalah mengenai tempat pengunggahan dokumen. Scan ijazah tidak diunggah langsung melalui aplikasi Dapodik sekolah.
Dapodik berfungsi sebagai sistem pendataan pendidikan yang memuat berbagai informasi satuan pendidikan, peserta didik, GTK, sarana prasarana, dan data terkait lainnya. Sementara itu, proses verifikasi ijazah GTK dilakukan melalui layanan Info GTK.
GTK dapat mengakses menu Verval Ijazah untuk memeriksa dan melakukan validasi data ijazah. Dalam kondisi tertentu, sistem juga dapat meminta pengguna mengunggah dokumen scan ijazah sebagai bagian dari proses verifikasi manual.
Dengan demikian, apabila mencari cara upload scan ijazah di Dapodik, istilah yang lebih tepat adalah cara melakukan verval dan upload scan ijazah melalui Info GTK.
Dokumen yang Perlu Disiapkan Sebelum Upload
Sebelum masuk ke laman Info GTK, sebaiknya guru menyiapkan dokumen dan informasi yang dibutuhkan terlebih dahulu. Langkah ini penting agar proses pengisian tidak terhenti karena data atau dokumen belum tersedia.
Dokumen utama yang perlu dipersiapkan adalah ijazah asli perguruan tinggi yang akan diverifikasi.
Ijazah kemudian dapat dipindai menggunakan scanner atau difoto dengan kualitas yang baik. File harus dibuat dengan kondisi yang memungkinkan tulisan pada ijazah terbaca dengan jelas oleh sistem.
Perhatikan beberapa hal berikut:
- Pastikan ijazah yang dipindai adalah dokumen asli.
- Seluruh bagian penting pada ijazah harus terlihat.
- Tulisan tidak boleh buram atau terlalu gelap.
- Hindari foto yang miring atau terpotong.
- Pastikan ukuran file mengikuti ketentuan yang muncul pada laman.
- Simpan file dalam format yang diterima oleh sistem.
Ukuran file juga perlu diperhatikan. Apabila sistem menetapkan batas ukuran tertentu, file harus dikompres tanpa membuat tulisan pada ijazah menjadi sulit dibaca.
Cara Login ke Info GTK
Setelah dokumen siap, guru dapat melanjutkan proses melalui laman Info GTK.
Buka browser kemudian akses laman resmi Info GTK. Setelah halaman terbuka, pilih opsi login yang tersedia untuk GTK.
Pengguna perlu memasukkan informasi akun yang diminta, seperti username atau akun PTK, password, serta kode captcha apabila tersedia.
Pastikan akun yang digunakan merupakan akun PTK yang sesuai. Jangan menggunakan akun milik guru lain karena proses verval ijazah berkaitan langsung dengan identitas dan data pendidikan masing-masing GTK.
Jika berhasil masuk, pengguna akan diarahkan ke halaman utama Info GTK.
Masuk ke Menu Verval Ijazah
Pada halaman Info GTK, cari menu Verval Ijazah. Menu inilah yang digunakan untuk melakukan pemeriksaan data pendidikan guru.
Setelah menu dibuka, sistem akan menampilkan informasi atau formulir yang berkaitan dengan data ijazah.
Guru perlu mencermati data yang sudah tersedia sebelum melanjutkan. Jika ada data yang harus diisi, masukkan informasi berdasarkan ijazah dan dokumen resmi, bukan berdasarkan perkiraan.
Beberapa informasi yang dapat diminta dalam proses tersebut antara lain:
| Data | Keterangan |
|---|---|
| Perguruan Tinggi | Nama perguruan tinggi sesuai ijazah |
| Program Studi | Program studi yang ditempuh |
| Jenjang | Misalnya S1 atau D4 |
| NIM | Nomor Induk Mahasiswa |
| Nomor Ijazah | Nomor yang tercantum pada dokumen ijazah |
| Dokumen Ijazah | Scan/foto ijazah apabila diminta sistem |
Ketelitian pada tahap ini sangat penting karena data akan digunakan untuk proses pencocokan dengan data pendidikan tinggi.
Data Ijazah Akan Dicocokkan dengan PD-Dikti
Setelah informasi dimasukkan, sistem akan melakukan proses pencocokan data dengan basis data pendidikan tinggi yang tersedia.
Apabila data ditemukan dan sesuai, proses verval dapat dilanjutkan berdasarkan hasil pencocokan tersebut.
Namun, ada kemungkinan data ijazah tidak langsung ditemukan. Kondisi ini tidak selalu berarti ijazah guru bermasalah.
Data dapat saja belum terbaca karena terdapat perbedaan penulisan, data perguruan tinggi belum tersedia, perubahan status perguruan tinggi, atau persoalan sinkronisasi data.
Oleh karena itu, guru sebaiknya tidak langsung mengubah data secara sembarangan hanya agar hasil pencarian muncul.
Jika Data Ijazah Tidak Ditemukan
Pada kondisi tertentu, sistem dapat menyediakan mekanisme verifikasi secara manual. Pada tahap inilah pengguna dapat diminta melengkapi data dan mengunggah dokumen scan ijazah.
Guru perlu mengisi formulir yang tersedia berdasarkan dokumen asli. Jangan memasukkan data yang tidak tercantum pada ijazah atau menggunakan informasi dari sumber yang tidak dapat dipastikan kebenarannya.
Setelah data diisi, lakukan upload scan ijazah sesuai petunjuk yang ditampilkan oleh sistem.
Pastikan file yang dipilih benar-benar merupakan ijazah yang akan diverifikasi. Sebelum menyimpan, periksa kembali nama file dan tampilan dokumen apabila tersedia fitur pratinjau.
Cara Upload Scan Ijazah di Info GTK
Secara umum, tahapan upload scan ijazah dapat dilakukan melalui alur berikut:
- Siapkan scan atau foto ijazah asli.
- Login menggunakan akun PTK pada laman Info GTK.
- Buka menu Verval Ijazah.
- Masukkan data perguruan tinggi dan data ijazah sesuai dokumen.
- Apabila sistem meminta verifikasi manual, lengkapi formulir yang tersedia.
- Pilih menu untuk mengunggah berkas ijazah.
- Pilih file scan ijazah dari perangkat.
- Tunggu hingga proses upload selesai.
- Periksa kembali dokumen yang telah dilampirkan.
- Gunakan fitur Validasi Gambar jika tersedia.
- Ikuti tahapan validasi yang diminta sistem.
- Periksa hasil pembacaan atau pratinjau data.
- Klik Simpan apabila seluruh informasi sudah benar.
Pada beberapa proses verval, pengguna mungkin diminta melakukan validasi gambar beberapa kali sebelum tombol penyimpanan dapat digunakan. Karena tampilan dan mekanisme layanan dapat mengalami pembaruan, guru sebaiknya mengikuti instruksi yang muncul pada akun masing-masing.
Mengapa Validasi Gambar Perlu Dilakukan?
Fitur validasi gambar digunakan untuk membantu sistem membaca informasi yang terdapat pada dokumen yang diunggah.
Karena itu, kualitas scan sangat menentukan. Jika dokumen terlalu buram, sebagian tulisan tertutup, atau gambar terlalu kecil, hasil pembacaan sistem dapat tidak sesuai dengan informasi sebenarnya.
Guru sebaiknya memastikan dokumen memiliki pencahayaan cukup, tulisan jelas, tidak terpotong, dan posisi dokumen tidak terlalu miring.
Jika hasil pembacaan sistem berbeda dengan dokumen asli, jangan terburu-buru menyimpan data. Periksa kembali file yang digunakan dan informasi yang dimasukkan.
Setelah Scan Ijazah Berhasil Diunggah
Mengunggah dokumen bukan berarti proses verval langsung selesai.
Data dan dokumen yang diajukan dapat masuk ke dalam tahapan verifikasi. Pada tahap ini, GTK perlu menunggu pemeriksaan dari pihak yang berwenang sesuai mekanisme yang berlaku.
Status pengajuan sebaiknya diperiksa secara berkala melalui akun Info GTK. Apabila terdapat keterangan bahwa data masih dalam proses, guru tidak perlu melakukan pengajuan berulang-ulang tanpa alasan yang jelas.
Jika terdapat permintaan perbaikan, ikuti keterangan yang diberikan pada sistem dan lakukan pembaruan sesuai dokumen resmi.
Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Saat Verval Ijazah
Beberapa kesalahan sederhana dapat menghambat proses verifikasi. Karena itu, guru perlu memperhatikan beberapa hal berikut.
Pertama, jangan menggunakan scan ijazah yang tidak jelas. Dokumen yang buram akan menyulitkan proses pembacaan sistem.
Kedua, jangan memasukkan data berdasarkan ingatan. Nama perguruan tinggi, program studi, NIM, dan nomor ijazah sebaiknya dicocokkan langsung dengan dokumen.
Ketiga, jangan mengunggah dokumen yang salah. Pastikan file yang dipilih memang milik GTK yang bersangkutan.
Keempat, perhatikan ukuran file. Jika sistem memberikan batas maksimal, sesuaikan ukuran dokumen sebelum melakukan upload.
Kelima, jangan menganggap upload dokumen sebagai tanda bahwa verval sudah disetujui. Upload adalah bagian dari proses pengajuan, sedangkan keputusan akhir tetap bergantung pada hasil pemeriksaan dan validasi.
Apakah Harus Menghubungi Operator Dapodik?
Karena proses upload dilakukan melalui akun GTK di Info GTK, guru pada dasarnya dapat melakukan proses tersebut secara mandiri jika akses dan menu tersedia.
Operator sekolah tetap dapat membantu apabila terdapat persoalan terkait data Dapodik atau akun PTK. Namun, guru perlu membedakan antara perbaikan data Dapodik dengan verifikasi ijazah melalui Info GTK.
Jika persoalannya berkaitan dengan data pendidikan tinggi, hasil pencocokan ijazah, atau proses verifikasi dokumen, informasi pada layanan Verval Ijazah perlu diperhatikan secara khusus.
Pantau Status Setelah Pengajuan
Setelah seluruh data dan dokumen disimpan, jangan langsung menganggap pekerjaan selesai. Guru perlu kembali memeriksa status verval secara berkala.
Status tersebut penting untuk mengetahui apakah pengajuan masih menunggu verifikasi, memerlukan perbaikan, atau sudah mendapatkan hasil pemeriksaan.
Jika ada perbedaan data antara ijazah dengan informasi yang muncul di sistem, sebaiknya dilakukan pengecekan berdasarkan dokumen resmi sebelum mengambil tindakan berikutnya.
Dengan demikian, guru dapat menghindari kesalahan pengisian yang justru menyebabkan proses validasi menjadi lebih panjang.
Kesimpulan
Cara upload scan ijazah di Dapodik sebenarnya dilakukan melalui layanan Verval Ijazah di Info GTK, bukan dengan mengunggah file secara langsung ke aplikasi Dapodik sekolah. Guru perlu menyiapkan scan ijazah asli dengan kualitas jelas, masuk menggunakan akun PTK, membuka menu Verval Ijazah, melengkapi data pendidikan, dan melakukan upload apabila sistem meminta verifikasi manual. Setelah dokumen dikirim, proses belum tentu langsung selesai karena data masih dapat masuk ke tahap pemeriksaan. Oleh sebab itu, pastikan seluruh informasi sesuai dengan ijazah asli dan pantau status verval secara berkala sampai proses mendapatkan hasil.