Info Dapodik – Masih bingung cara Tarik Data Peserta Didik Baru? Simak langkah dan penjelasannya melalui informasi berikut. Cara tarik data peserta didik baru atau mutasi di aplikasi Dapodik menjadi salah satu prosedur penting yang perlu dipahami operator sekolah, terutama ketika memasuki tahun ajaran baru atau ada siswa pindahan dari satuan pendidikan lain.
Data peserta didik tidak cukup hanya dimasukkan secara manual ke aplikasi Dapodik. Untuk kondisi tertentu, sekolah perlu melakukan proses penarikan data melalui portal SP-Datadik atau Manajemen Dapodik terlebih dahulu. Setelah proses di portal selesai, data kemudian dapat ditarik ke aplikasi Dapodik yang terpasang pada komputer atau laptop sekolah.
Tahapan ini perlu dilakukan secara berurutan agar data siswa yang masuk ke sekolah dapat tercatat dengan benar. Kesalahan memilih sekolah asal, data wilayah, atau jenis menu yang digunakan dapat membuat peserta didik tidak ditemukan dalam pencarian.
Bagi operator yang baru menangani Dapodik, berikut panduan lengkap yang dapat dijadikan gambaran alur proses penarikan data.
Penarikan Data Siswa Dilakukan Melalui Portal Terlebih Dahulu
Hal pertama yang perlu dipahami adalah perbedaan antara portal Manajemen Dapodik dan aplikasi Dapodik lokal.
Portal digunakan untuk melakukan proses tertentu yang berkaitan dengan data peserta didik, termasuk pendaftaran siswa baru maupun penarikan siswa mutasi. Setelah data berhasil diproses pada portal, operator kemudian menggunakan aplikasi Dapodik lokal untuk mengambil data tersebut.
Dengan kata lain, prosesnya tidak langsung dimulai dengan membuka aplikasi Dapodik dan memasukkan data siswa.
Alur sederhananya adalah:
Portal Manajemen Dapodik/SP-Datadik → pilih jenis penarikan → cari sekolah asal → daftarkan siswa → buka aplikasi Dapodik → Tarik Data → validasi → masukkan ke rombel.
Urutan ini penting agar operator tidak keliru ketika melakukan pendataan.
Login ke Portal Manajemen Dapodik
Langkah pertama adalah mengakses portal yang digunakan untuk pengelolaan data Dapodik.
Operator atau kepala sekolah dapat masuk menggunakan akun yang telah terdaftar dan memiliki akses sesuai kewenangannya.
Setelah berhasil login, periksa kembali identitas sekolah yang tampil. Pastikan operator berada pada akun sekolah yang benar sebelum melanjutkan ke proses penarikan peserta didik.
Jika terdapat masalah saat masuk, seperti akun tidak dapat digunakan atau informasi sekolah tidak sesuai, sebaiknya masalah tersebut diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan proses.
Pilih Menu PD Baru atau Mutasi
Setelah masuk ke portal, operator perlu memilih menu yang sesuai dengan kondisi peserta didik.
Untuk peserta didik yang masuk sebagai siswa baru pada jenjang atau tingkat awal, gunakan menu PD Baru sesuai pilihan yang tersedia.
Sementara itu, apabila peserta didik merupakan siswa yang sebelumnya telah bersekolah di satuan pendidikan lain dan sekarang pindah ke sekolah tujuan, gunakan menu Mutasi/Pindahan.
Pemilihan menu ini penting karena karakteristik data dan proses administrasinya berbeda.
Secara ringkas, penggunaannya dapat dilihat pada tabel berikut:
| Kondisi Peserta Didik | Menu yang Digunakan |
|---|---|
| Siswa baru tingkat awal | PD Baru |
| Siswa pindahan dari sekolah lain | Mutasi/Pindahan |
| Siswa dari sekolah asal yang dipindahkan | Sesuaikan dengan prosedur mutasi yang tersedia pada sistem |
Operator sebaiknya memastikan status siswa sebelum memilih menu agar proses pendataan tidak salah jalur.
Cari Sekolah Asal Peserta Didik
Pada tahap berikutnya, operator perlu mencari sekolah asal siswa, khususnya untuk peserta didik yang masuk melalui proses mutasi atau pindahan.
Pencarian dilakukan dengan memasukkan informasi wilayah dan sekolah asal secara tepat. Data wilayah dapat mencakup kecamatan, kabupaten, dan provinsi.
Setelah wilayah ditentukan, operator dapat mencari nama sekolah asal peserta didik.
Tahap ini membutuhkan ketelitian karena bisa saja terdapat beberapa sekolah dengan nama yang mirip. Operator perlu memastikan sekolah yang dipilih benar-benar merupakan sekolah asal siswa.
Kesalahan memilih sekolah dapat menyebabkan data peserta didik yang ditemukan tidak sesuai dengan dokumen yang dimiliki.
Pilih Nama Siswa yang Akan Ditarik
Setelah sekolah asal ditemukan, sistem akan menampilkan data peserta didik yang tersedia untuk proses penarikan.
Operator kemudian dapat mencari nama siswa yang bersangkutan.
Jika data sudah sesuai, centang nama peserta didik yang akan diproses. Setelah itu, lanjutkan dengan tombol Daftarkan atau Proses, sesuai tampilan yang tersedia pada sistem.
Tunggu sampai sistem memberikan keterangan bahwa proses pendaftaran atau penarikan berhasil.
Jangan langsung menutup halaman sebelum memastikan proses benar-benar selesai. Informasi keberhasilan menjadi tanda bahwa data sudah diproses pada tahap portal.
Buka Aplikasi Dapodik di Komputer atau Laptop
Setelah proses pada portal selesai, tahap berikutnya dilakukan melalui aplikasi Dapodik lokal yang digunakan sekolah.
Buka aplikasi Dapodik pada komputer atau laptop operator.
Pastikan perangkat memiliki koneksi internet karena aplikasi perlu berkomunikasi dengan sistem ketika proses Tarik Data dilakukan.
Operator juga sebaiknya memastikan aplikasi berada dalam kondisi siap digunakan dan tidak sedang menjalankan proses lain.
Klik Menu Tarik Data
Setelah aplikasi Dapodik terbuka, cari fitur Tarik Data.
Fitur tersebut digunakan untuk mengambil data yang sebelumnya telah diproses melalui portal ke dalam aplikasi Dapodik lokal.
Jalankan proses tarik data dan tunggu sampai sistem selesai memproses permintaan.
Lamanya proses dapat berbeda-beda tergantung kondisi sistem dan koneksi internet. Operator sebaiknya menunggu hingga proses selesai dan tidak melakukan tindakan yang dapat mengganggu aplikasi.
Periksa dan Validasi Data Peserta Didik
Data siswa yang berhasil ditarik tidak sebaiknya langsung dianggap selesai.
Operator perlu melakukan pemeriksaan dan validasi data peserta didik terlebih dahulu.
Periksa informasi penting seperti nama, identitas peserta didik, sekolah asal, dan data lain yang ditampilkan dalam aplikasi. Jika terdapat informasi yang belum sesuai, lakukan penyesuaian melalui mekanisme pengelolaan data yang tersedia.
Validasi menjadi tahap penting karena data yang masuk ke Dapodik akan digunakan dalam berbagai kebutuhan administrasi pendidikan.
Masukkan Siswa ke Dalam Rombel
Setelah data peserta didik dinyatakan sesuai, langkah berikutnya adalah menempatkan siswa pada rombongan belajar atau rombel.
Operator perlu memastikan rombel yang digunakan sesuai dengan tingkat kelas dan kondisi pembelajaran siswa.
Jika rombel belum tersedia, buat terlebih dahulu rombel yang diperlukan. Setelah itu, masukkan nama peserta didik yang baru ditarik ke dalam daftar anggota rombel.
Tahap ini menjadi penting karena siswa yang sudah masuk dalam data peserta didik belum tentu otomatis berada dalam rombel pembelajaran.
Hal yang Perlu Diperhatikan Operator
Agar proses penarikan data berjalan lebih lancar, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan.
Pertama, pastikan data sekolah asal benar. Jangan terburu-buru memilih sekolah hanya karena namanya terlihat sama.
Kedua, gunakan menu sesuai kondisi siswa. Siswa baru dan siswa mutasi memiliki alur pendataan yang berbeda.
Ketiga, setelah penarikan berhasil, jangan lupa melakukan validasi data sebelum siswa dimasukkan ke rombel.
Keempat, pastikan koneksi internet stabil ketika melakukan proses yang membutuhkan komunikasi dengan sistem.
Kelima, simpan dan dokumentasikan informasi penting apabila sekolah membutuhkan bukti administrasi terkait proses mutasi atau penerimaan peserta didik.
Alur Singkat Penarikan Peserta Didik di Dapodik
Untuk memudahkan operator mengingat tahapannya, berikut alur singkat yang dapat dijadikan checklist:
- Login ke portal Manajemen Dapodik/SP-Datadik.
- Pilih menu PD Baru atau Mutasi/Pindahan.
- Tentukan wilayah sekolah asal.
- Cari dan pilih sekolah asal peserta didik.
- Temukan nama siswa.
- Centang peserta didik yang akan diproses.
- Klik Daftarkan/Proses.
- Pastikan proses berhasil.
- Buka aplikasi Dapodik lokal.
- Pastikan komputer terhubung internet.
- Jalankan fitur Tarik Data.
- Periksa data peserta didik.
- Lakukan validasi.
- Siapkan atau pilih rombel yang sesuai.
- Masukkan siswa sebagai anggota rombel.
Dengan mengikuti alur tersebut secara berurutan, operator dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan ketika memasukkan peserta didik baru maupun siswa pindahan.
Kesimpulan
Cara tarik data peserta didik baru atau mutasi di Dapodik dilakukan melalui tahapan yang saling berkaitan antara portal Manajemen Dapodik/SP-Datadik dan aplikasi Dapodik lokal. Operator terlebih dahulu memilih jenis peserta didik, mencari sekolah asal, mendaftarkan siswa melalui portal, kemudian membuka aplikasi Dapodik untuk menjalankan fitur Tarik Data. Setelah data masuk, informasi peserta didik perlu diperiksa dan divalidasi sebelum ditempatkan ke dalam rombongan belajar. Ketelitian dalam memilih sekolah asal, menentukan menu, memeriksa identitas siswa, serta memastikan proses berhasil menjadi bagian penting agar data peserta didik tercatat dengan benar di sekolah tujuan.