Info Dapodik – Apakah Ada Format Excel Khusus untuk Data Siswa Dapodik?
Sebelum membuat tabel, operator perlu memahami bahwa tidak semua data yang disiapkan di Excel dapat langsung diimpor ke aplikasi Dapodik.
Excel pada dasarnya dapat digunakan sebagai lembar kerja untuk mengumpulkan, merapikan, dan memeriksa data peserta didik sebelum diinput ke Dapodik. Adapun pengisian data ke aplikasi harus mengikuti mekanisme yang disediakan pada versi Dapodik yang digunakan.
Dalam panduan Dapodik, data peserta didik terdiri atas beberapa kelompok, antara lain data pribadi, data ayah kandung, data ibu kandung, data wali, data kontak, dan data periodik. Terdapat pula data rinci seperti prestasi dan beasiswa. <Cite refs={[“turn139042search23″,”turn139042search3”]}/>
Karena itu, operator sebaiknya membuat format Excel yang cukup lengkap, tetapi tetap mudah digunakan oleh wali kelas maupun petugas pendataan.
Contoh Format Excel Data Siswa untuk Dapodik
Berikut contoh susunan kolom yang dapat digunakan sebagai lembar pendataan siswa sekolah dasar maupun jenjang pendidikan lainnya.
| No. | Nama Kolom | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | No | Nomor urut siswa |
| 2 | Nama Lengkap | Nama sesuai dokumen kependudukan |
| 3 | NISN | Nomor Induk Siswa Nasional |
| 4 | NIK | Nomor Induk Kependudukan |
| 5 | Jenis Kelamin | L atau P |
| 6 | Tempat Lahir | Kabupaten/kota tempat lahir |
| 7 | Tanggal Lahir | Tanggal, bulan, dan tahun lahir |
| 8 | Agama | Agama atau kepercayaan |
| 9 | Alamat | Alamat tempat tinggal |
| 10 | RT | Nomor RT |
| 11 | RW | Nomor RW |
| 12 | Desa/Kelurahan | Nama desa atau kelurahan |
| 13 | Kecamatan | Nama kecamatan |
| 14 | Kabupaten/Kota | Nama kabupaten atau kota |
| 15 | Kode Pos | Kode pos tempat tinggal |
| 16 | Nama Ayah | Nama ayah kandung |
| 17 | NIK Ayah | NIK ayah kandung |
| 18 | Pekerjaan Ayah | Pekerjaan ayah |
| 19 | Pendidikan Ayah | Pendidikan terakhir ayah |
| 20 | Penghasilan Ayah | Penghasilan ayah |
| 21 | Nama Ibu | Nama ibu kandung |
| 22 | NIK Ibu | NIK ibu kandung |
| 23 | Pekerjaan Ibu | Pekerjaan ibu |
| 24 | Pendidikan Ibu | Pendidikan terakhir ibu |
| 25 | Penghasilan Ibu | Penghasilan ibu |
| 26 | Nama Wali | Diisi jika memiliki wali |
| 27 | Nomor HP | Nomor kontak orang tua/wali |
| 28 | Kelas | Tingkat kelas siswa |
| 29 | Rombel | Rombongan belajar |
| 30 | Status Siswa | Aktif, keluar, atau lulus |
Kolom tersebut merupakan contoh format pendataan internal sekolah, bukan template impor resmi Dapodik. Operator dapat menambahkan kolom lain sesuai kebutuhan sekolah dan ketentuan aplikasi.
Contoh Format Excel yang Siap Disalin
Agar lebih mudah digunakan, operator dapat membuat lembar kerja Excel dengan nama sheet DATA SISWA. Baris pertama digunakan sebagai judul kolom, sedangkan baris berikutnya diisi dengan identitas setiap peserta didik.
Berikut contoh susunan kolom sederhana yang dapat disalin ke Excel:
| No | Nama Lengkap | NISN | NIK | L/P | Tempat Lahir | Tanggal Lahir | Nama Ayah | Nama Ibu | Alamat | Kelas | Rombel |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ahmad Fauzi | 0123456789 | 3303000000000001 | L | Purbalingga | 15/03/2018 | Budi | Siti | Pagerandong | 3 | III A |
| 2 | Siti Aminah | 0123456790 | 3303000000000002 | P | Purbalingga | 21/07/2018 | Slamet | Rukmini | Pagerandong | 3 | III A |
| 3 | Dimas Saputra | 0123456791 | 3303000000000003 | L | Purbalingga | 09/11/2018 | Joko | Wati | Pagerandong | 3 | III A |
<text color=”secondary” size=”xs”>Catatan: Nama, NISN, NIK, dan data pada tabel di atas hanya contoh ilustrasi, bukan identitas peserta didik sebenarnya.</text>
Untuk pendataan yang lebih lengkap, operator dapat membuat beberapa sheet agar informasi tidak menumpuk dalam satu lembar.
Contoh pembagian sheet:
| Nama Sheet | Isi Data |
|---|---|
| DATA SISWA | Identitas dan alamat peserta didik |
| DATA ORANG TUA | Identitas ayah dan ibu |
| DATA WALI | Identitas wali peserta didik |
| DATA KONTAK | Nomor telepon dan kontak orang tua |
| DATA PERIODIK | Tinggi badan, berat badan, dan informasi periodik lainnya |
| DATA PIP | Informasi pendukung terkait kelayakan PIP |
| DATA ROMBEL | Kelas dan rombongan belajar |
Pembagian tersebut membantu operator melakukan pemeriksaan secara bertahap sebelum data dimasukkan ke aplikasi.
Cara Membuat Format Excel Data Siswa
Operator dapat membuat format pendataan tersebut menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi pengolah spreadsheet lainnya. Berikut langkah-langkahnya.
1. Buka Microsoft Excel
Jalankan Microsoft Excel melalui komputer atau laptop. Pilih lembar kerja kosong (Blank Workbook).
2. Buat judul kolom
Pada baris pertama, tuliskan nama-nama kolom sesuai kebutuhan pendataan. Misalnya nama lengkap, NISN, NIK, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, nama ayah, dan nama ibu.
3. Atur format kolom NISN dan NIK menjadi Text
Langkah ini sangat penting. NISN dan NIK merupakan nomor identitas, bukan angka untuk perhitungan matematika.
Jika kolom tersebut menggunakan format angka, Excel dapat mengubah tampilan nomor menjadi notasi ilmiah atau menghilangkan angka nol di bagian depan.
Cara mengaturnya:
- Pilih kolom NISN.
- Klik kanan dan pilih Format Cells.
- Pilih kategori Text.
- Klik OK.
- Lakukan hal yang sama pada kolom NIK dan nomor telepon.
Dengan cara tersebut, nomor identitas dapat dipertahankan sesuai penulisan aslinya.
4. Atur format tanggal lahir
Gunakan format tanggal yang konsisten, misalnya DD/MM/YYYY. Pastikan tanggal lahir sesuai dokumen resmi, bukan berdasarkan perkiraan.
5. Gunakan fitur Filter
Blok baris judul, kemudian pilih menu Data dan klik Filter. Fitur ini membantu operator mencari siswa berdasarkan kelas, nama, jenis kelamin, atau rombongan belajar.
6. Periksa kembali data sebelum disimpan
Lakukan pemeriksaan terhadap kemungkinan nama ganda, NISN kosong, NIK kurang dari 16 digit, tanggal lahir tidak sesuai, serta kesalahan penulisan nama orang tua.
7. Simpan file Excel
Simpan dokumen dengan nama yang mudah dikenali, misalnya Data_Siswa_Tahun_Pelajaran_2026_2027.xlsx.
Sebaiknya sekolah juga menyimpan salinan cadangan di tempat yang aman dan membatasi akses terhadap file karena dokumen tersebut memuat data pribadi peserta didik.
Data Siswa yang Wajib Diperiksa Sebelum Diinput ke Dapodik
Tidak semua kesalahan pengisian memiliki dampak yang sama. Ada beberapa identitas utama yang harus mendapat perhatian lebih karena berkaitan dengan proses verifikasi dan validasi peserta didik.
Berdasarkan informasi resmi Pusdatin, data identitas peserta didik yang menjadi bagian dari proses verifikasi dan validasi meliputi NIK, nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, NISN, dan nama ibu kandung. <Cite refs={[“turn139042search3″,”turn139042search2”]}/>
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
NIK harus sesuai dengan Kartu Keluarga.
Pastikan NIK peserta didik terdiri atas 16 digit dan sesuai dengan data kependudukan. Jika terdapat perbedaan, sekolah perlu menindaklanjutinya melalui mekanisme perbaikan identitas.
Nama siswa harus sesuai dokumen resmi.
Hindari menggunakan nama panggilan atau singkatan. Penulisan nama harus mengacu pada dokumen kependudukan yang menjadi sumber data.
Tanggal lahir harus benar.
Kesalahan tanggal lahir dapat menyebabkan data peserta didik tidak cocok ketika dilakukan pemadanan dengan data kependudukan.
NISN harus valid dan tidak ganda.
NISN merupakan identitas unik peserta didik. Jika ditemukan NISN yang tidak sesuai atau belum terbit, operator perlu melakukan pemeriksaan melalui layanan VervalPD.
Nama ibu kandung harus diperiksa.
Penulisan nama ibu kandung juga menjadi salah satu informasi penting dalam proses pencocokan identitas. Pastikan tidak ada kesalahan huruf atau perbedaan penulisan yang tidak sesuai dengan dokumen rujukan.
Apakah Data Siswa dari Excel Bisa Langsung Diimpor ke Dapodik?
Pertanyaan ini cukup sering diajukan oleh operator sekolah, terutama ketika harus menginput banyak peserta didik baru.
Perlu diketahui bahwa file Excel yang dibuat secara mandiri tidak otomatis dapat diimpor langsung ke Dapodik. Format lembar kerja biasa berbeda dengan format pertukaran data yang disediakan secara resmi oleh aplikasi.
Karena itu, operator sebaiknya menggunakan Excel untuk menyiapkan data terlebih dahulu, kemudian memasukkan atau memperbarui informasi melalui fitur resmi Dapodik.
Untuk peserta didik baru, sekolah juga perlu mengikuti mekanisme pendataan yang berlaku pada versi Dapodik tahun berjalan. Data peserta didik harus diperiksa agar tidak terjadi duplikasi dengan siswa yang sudah memiliki rekam data sebelumnya.
Jika terdapat kesalahan pada identitas utama seperti nama, NIK, tempat lahir, tanggal lahir, atau nama ibu kandung, perbaikannya tidak selalu dilakukan langsung melalui aplikasi Dapodik. Pusdatin menjelaskan bahwa perubahan sejumlah identitas tersebut dapat dilakukan melalui layanan VervalPD atau fasilitas perbaikan data NISN sesuai kasusnya. <Cite refs={[“turn139042search1″,”turn139042search2”]}/>
Dengan demikian, operator tidak disarankan mengubah data identitas secara sembarangan hanya untuk menyesuaikan tampilan Excel.
Hubungan Kelengkapan Data Siswa dengan PIP
Kelengkapan data peserta didik di Dapodik juga memiliki kaitan dengan pelaksanaan Program Indonesia Pintar (PIP).
Puslapdik mengingatkan satuan pendidikan agar memperbarui data pribadi peserta didik, termasuk nama, NISN, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, serta informasi orang tua. Data tersebut perlu diisi secara lengkap dan benar. <Cite refs={[“turn139042search5”]}/>
Selain identitas, sekolah juga perlu memperhatikan pengisian informasi terkait PIP sesuai ketentuan. Dalam penjelasan Kemendikdasmen, pengisian data PIP mencakup informasi kepemilikan KIP dan penandaan peserta didik yang layak diusulkan oleh satuan pendidikan. <Cite refs={[“turn139042search8”]}/>
Artinya, format Excel yang digunakan sekolah sebaiknya membantu operator memeriksa data pendukung tersebut. Namun, pengisian Excel tidak otomatis menjadikan siswa sebagai penerima PIP. Penetapan penerima tetap mengikuti mekanisme dan kriteria program yang berlaku.
Gunakan akun resmi sekolah dan ikuti petunjuk sesuai kewenangan masing-masing pengguna. Jangan membagikan file yang memuat NIK, alamat, atau nomor telepon peserta didik kepada pihak yang tidak berkepentingan.
Pada akhirnya, format Excel data siswa untuk Dapodik dapat menjadi alat bantu yang sangat berguna bagi operator sekolah dalam mengumpulkan, mengelompokkan, dan memeriksa identitas peserta didik sebelum melakukan pengisian pada aplikasi. Kolom yang disiapkan sebaiknya mencakup identitas pribadi, NISN, NIK, alamat, data orang tua, kontak, kelas, dan rombongan belajar. Namun, Excel tersebut perlu dipahami sebagai format pendataan internal, bukan otomatis sebagai file impor resmi Dapodik. Dengan pemeriksaan yang teliti dan penggunaan layanan resmi seperti Dapodik serta VervalPD, sekolah dapat mengurangi kesalahan identitas, data ganda, dan kendala administrasi peserta didik.