Info Dapodik – Cara Hapus Data Siswa Dobel di Dapodik, yuk simak
Cara hapus data siswa dobel di Dapodik menjadi salah satu persoalan yang cukup sering dihadapi operator sekolah, terutama ketika proses pendataan peserta didik baru, mutasi siswa, atau penarikan data dari sistem mengalami kendala.
Data siswa yang muncul dua kali tidak boleh dibiarkan begitu saja. Data peserta didik yang ganda dapat menyebabkan informasi jumlah siswa tidak sesuai, menimbulkan persoalan pada proses pemadanan data, bahkan dapat berpengaruh pada layanan pendidikan yang menggunakan data peserta didik dari Dapodik dan Verval Peserta Didik.
Namun, operator sekolah perlu berhati-hati. Tidak semua data yang terlihat seperti duplikat dapat langsung dihapus dari aplikasi Dapodik. Ada perbedaan antara data ganda di aplikasi sekolah, NISN ganda, siswa tercatat di dua satuan pendidikan, atau data yang sudah masuk ke basis data pusat.
Karena itu, langkah pertama bukan langsung menekan tombol hapus, tetapi memastikan terlebih dahulu jenis data ganda yang sedang terjadi.
Kenali Dulu Jenis Data Siswa yang Dobel
Sebelum melakukan perbaikan, operator perlu memeriksa data siswa secara menyeluruh.
Misalnya, seorang siswa muncul dua kali dengan nama yang sama. Belum tentu keduanya merupakan data yang identik. Bisa saja salah satu merupakan data lama, data hasil proses tarik, atau data siswa yang sebenarnya memiliki identitas berbeda.
Beberapa kondisi yang perlu dibedakan antara lain:
| Kondisi | Penanganan Umum |
|---|---|
| Data siswa terinput dua kali di aplikasi | Periksa data lokal dan pertahankan data yang benar |
| NISN muncul ganda | Perlu pengecekan melalui layanan Verval PD |
| Siswa tercatat di sekolah lama dan sekolah baru | Periksa proses mutasi/pemindahan |
| Data siswa tidak sesuai Dukcapil | Perbaiki melalui mekanisme pemutakhiran data |
| Data sudah tersimpan di sistem pusat | Tidak selalu dapat diselesaikan hanya dengan tombol hapus di Dapodik |
| Data tidak ditemukan di Verval PD | Laporkan melalui kanal layanan sesuai jenis kendala |
Pemerintah saat ini menyediakan kategori kendala khusus pada layanan Verval PD, termasuk NISN ganda status semua aktif, NISN ganda status salah satu aktif, dan NISN siswa kembar. Hal ini menunjukkan bahwa persoalan data ganda tidak selalu diselesaikan dengan cara yang sama.
Jangan Langsung Menghapus Data yang Terlihat Dobel
Kesalahan yang cukup berisiko dilakukan operator adalah langsung menghapus salah satu siswa hanya karena namanya terlihat sama.
Langkah tersebut sebaiknya dihindari sebelum identitas siswa dipastikan.
Operator perlu membandingkan beberapa informasi, seperti:
- Nama lengkap siswa
- NIK
- NISN
- Tempat dan tanggal lahir
- Nama ibu kandung
- Jenis kelamin
- Data keluarga
- Sekolah asal
- Riwayat mutasi
Jika dua data memiliki NIK dan identitas yang sama, kemungkinan memang terjadi duplikasi data.
Sebaliknya, jika hanya namanya yang sama tetapi NIK atau tanggal lahir berbeda, operator harus melakukan pemeriksaan lebih lanjut.
Hal ini penting karena dua siswa bisa saja memiliki nama yang sama tanpa merupakan orang yang sama.
Periksa Data Siswa di Dapodik
Langkah berikutnya adalah membuka aplikasi Dapodik yang digunakan sekolah dan mencari nama peserta didik yang diduga ganda.
Periksa apakah kedua data benar-benar berada dalam daftar peserta didik sekolah.
Operator dapat mencocokkan data identitas masing-masing siswa.
Jika salah satu data merupakan entri yang salah dan masih dapat ditangani pada tingkat aplikasi sekolah, operator dapat melakukan perbaikan sesuai fungsi yang tersedia pada versi Dapodik yang digunakan.
Namun, apabila data sudah berkaitan dengan basis data pusat atau Verval PD, penyelesaiannya tidak cukup hanya dengan mengubah data di aplikasi lokal.
Pemerintah menjelaskan bahwa data peserta didik merupakan bagian dari ekosistem yang juga melibatkan Verval Peserta Didik (Verval PD). Data pribadi peserta didik yang perlu diperbaiki diarahkan ke layanan Verval PD sesuai kewenangan dan jenis masalahnya.
Cara Mengatasi Data Siswa Dobel yang Masih di Aplikasi Sekolah
Jika persoalan benar-benar hanya terjadi pada data lokal dan fitur penghapusan tersedia pada versi aplikasi yang digunakan, operator harus memastikan terlebih dahulu bahwa data yang akan dihapus memang entri yang salah.
Urutan yang aman secara umum adalah:
1. Identifikasi dua data siswa
Cari nama siswa dan bandingkan seluruh identitasnya.
2. Tentukan data yang benar
Gunakan dokumen resmi seperti kartu keluarga, akta kelahiran, atau dokumen kependudukan sebagai pembanding.
3. Periksa NIK dan NISN
Pastikan identitas nasional tidak tertukar antara dua entri.
4. Periksa riwayat siswa
Lihat apakah salah satu data merupakan hasil mutasi, tarik data, atau data lama.
5. Lakukan perbaikan melalui mekanisme yang tersedia
Jangan menghapus data pusat melalui cara yang tidak resmi.
6. Simpan bukti perubahan
Operator sebaiknya menyimpan dokumentasi sebelum dan sesudah perbaikan untuk memudahkan penelusuran jika muncul kendala.
Bagaimana Jika NISN Siswa Menjadi Ganda?
Masalah menjadi berbeda apabila yang muncul bukan sekadar dua nama siswa di Dapodik, melainkan NISN ganda.
NISN merupakan identitas penting dalam sistem pendataan peserta didik. Karena itu, operator tidak seharusnya mengganti NISN secara sembarangan hanya untuk menghilangkan tanda ganda.
Layanan resmi ULT Kemendikdasmen bahkan menyediakan kategori pengaduan khusus untuk “NISN ganda status semua aktif”, “NISN ganda status salah satu aktif”, dan “NISN siswa kembar”.
Artinya, operator perlu melihat kondisi masing-masing kasus terlebih dahulu.
Jika kedua data sama-sama aktif, penanganannya dapat berbeda dengan kondisi ketika salah satu data sudah tidak aktif.
Jika Siswa Tercatat di Dua Sekolah
Kasus lain yang sering disebut sebagai data siswa dobel adalah ketika seorang peserta didik masih tercatat di sekolah asal, sementara di sekolah baru juga sudah muncul sebagai peserta didik.
Dalam kondisi tersebut, operator jangan langsung menghapus siswa dari salah satu sekolah tanpa memastikan proses mutasinya.
Data siswa yang berpindah sekolah perlu melalui mekanisme pemindahan atau mutasi sesuai prosedur pendataan.
Jika sekolah baru sudah menerima siswa tetapi sekolah asal belum menyelesaikan proses yang diperlukan, data dapat terlihat seolah-olah ganda.
Karena itu, operator sekolah asal dan sekolah tujuan sebaiknya berkoordinasi agar status siswa benar-benar sesuai kondisi di lapangan.
Periksa Verval PD Jika Data Tidak Bisa Diperbaiki di Dapodik
Salah satu poin penting dalam menyelesaikan data siswa ganda adalah memahami batas antara Dapodik dan Verval PD.
Dapodik digunakan sekolah untuk melakukan pendataan pendidikan, sedangkan sejumlah data identitas peserta didik juga dikelola dan diverifikasi melalui sistem Verval PD.
Informasi resmi Kemendikdasmen menyebutkan bahwa data pribadi peserta didik yang perlu diperbaiki dapat dilakukan melalui Verval Peserta Didik, sesuai peran dan jenis data yang ingin diperbarui.
Jadi, apabila operator sudah melakukan pembaruan di Dapodik tetapi masalah tetap muncul pada sistem pusat, jangan terus-menerus menghapus dan memasukkan ulang siswa.
Periksa status data pada Verval PD terlebih dahulu.
Bagaimana Jika Data Siswa Tidak Sesuai dengan Dukcapil?
Ada pula kasus ketika data siswa memang bukan dobel, tetapi identitasnya berbeda antara Dapodik dengan data kependudukan.
Misalnya nama siswa di Dapodik berbeda dengan dokumen kependudukan, tanggal lahir tidak sesuai, atau NIK tidak padan.
Dalam kondisi tersebut, masalah utamanya bukan menghapus siswa.
Operator perlu memastikan terlebih dahulu data mana yang benar berdasarkan dokumen resmi.
Jika data kependudukan yang menjadi sumber ternyata belum benar, orang tua dapat melakukan pembaruan melalui instansi kependudukan sesuai ketentuan.
Setelah data sumber diperbaiki, proses pemutakhiran dan pemadanan data pendidikan dapat dilakukan kembali.
Jangan Membuat Data Siswa Baru untuk Mengatasi Data Ganda
Kesalahan lain yang sebaiknya dihindari adalah membuat peserta didik baru ketika data siswa sebenarnya sudah tersedia.
Contohnya, siswa sudah ada di sistem tetapi operator tidak menemukannya karena proses tertentu belum selesai. Operator kemudian memasukkan siswa tersebut sebagai peserta didik baru.
Langkah seperti ini justru dapat menghasilkan duplikasi baru.
Sebelum menambahkan siswa, lakukan pencarian menggunakan identitas yang tersedia.
Periksa NISN, NIK, nama, dan data lainnya.
Jika siswa berasal dari sekolah lain, gunakan mekanisme mutasi atau tarik data yang sesuai, bukan membuat identitas baru secara manual tanpa alasan.
Setelah Perbaikan, Lakukan Sinkronisasi Sesuai Ketentuan
Setelah perubahan data dilakukan, operator perlu memastikan proses pengiriman data berjalan sesuai mekanisme aplikasi.
Namun, operator juga perlu memahami bahwa perubahan data tidak selalu langsung terlihat pada semua sistem.
Data yang ditampilkan pada layanan pemerintah dapat berasal dari beberapa sumber. Pemerintah menjelaskan bahwa informasi pada Sekolah Kita, misalnya, bersumber antara lain dari Dapodik, Verval SP, Verval PTK, dan Verval PD.
Karena terdapat proses penarikan dan pemutakhiran data antarsistem, perubahan pada satu layanan tidak selalu muncul secara bersamaan di layanan lainnya.
Bagaimana Jika Data Dobel Tetap Muncul Setelah Sinkronisasi?
Jika operator sudah melakukan perbaikan tetapi data ganda masih muncul, jangan langsung mengulangi proses penghapusan atau membuat data baru.
Periksa terlebih dahulu:
- Apakah data benar-benar sudah tersimpan?
- Apakah siswa memiliki NISN yang sama?
- Apakah NIK sama?
- Apakah siswa tercatat aktif di dua sekolah?
- Apakah masalah berasal dari Dapodik atau Verval PD?
- Apakah data sudah tersinkron tetapi belum diperbarui pada layanan lain?
Jika masalah tidak dapat diselesaikan pada tingkat sekolah, operator dapat menggunakan Pusat Bantuan ULT Kemendikdasmen.
Dalam panduan Tanya Jawab Dapodik, pemerintah menyebut bahwa kendala pembaruan, pengkinian, sinkronisasi, atau perubahan data dapat dilaporkan ke Pusat Bantuan dengan melampirkan dokumen pendukung. Informasi yang diminta dapat mencakup NPSN, nama satuan pendidikan, NIK, dan data lain sesuai jenis kendala.
Dokumen Apa yang Perlu Disiapkan?
Sebelum membuat laporan, operator sebaiknya menyiapkan bukti agar petugas dapat memahami masalah dengan lebih cepat.
Dokumen atau informasi yang mungkin diperlukan antara lain:
| Data/Dokumen | Kegunaan |
|---|---|
| NPSN sekolah | Identifikasi satuan pendidikan |
| Nama siswa | Identifikasi peserta didik |
| NIK | Pencocokan identitas |
| NISN | Pemeriksaan data peserta didik |
| Kartu Keluarga | Pembanding identitas |
| Akta kelahiran | Pembanding nama/tanggal lahir |
| Screenshot kendala | Menunjukkan kondisi pada sistem |
| Bukti mutasi | Jika kasus berkaitan dengan perpindahan sekolah |
Tidak semua dokumen tersebut selalu diminta. Dokumen yang dibutuhkan bergantung pada jenis kendala yang dilaporkan.
Mengapa Data Siswa Dobel Harus Segera Diperbaiki?
Data peserta didik menjadi bagian penting dalam berbagai layanan pendidikan.
Data yang tidak valid dapat memengaruhi proses administrasi sekolah, pemadanan identitas, NISN, layanan peserta didik, hingga berbagai program pemerintah yang menggunakan data pendidikan.
Karena itu, operator sebaiknya melakukan pemeriksaan secara berkala, khususnya setelah penerimaan murid baru, mutasi, kenaikan kelas, atau proses sinkronisasi data.
Masalah data yang ditemukan lebih awal biasanya lebih mudah ditelusuri dibandingkan persoalan yang baru diketahui setelah data digunakan untuk program tertentu.
Kesimpulan
Cara hapus data siswa dobel di Dapodik tidak selalu berarti operator harus langsung menghapus salah satu nama siswa dari aplikasi. Langkah pertama yang lebih aman adalah memastikan apakah masalah benar-benar berupa duplikasi data, NISN ganda, siswa tercatat di dua sekolah, atau ketidaksesuaian data identitas. Jika duplikasi masih berada pada pengelolaan data sekolah, operator dapat melakukan perbaikan sesuai fitur pada versi Dapodik yang digunakan. Namun, apabila masalah sudah berkaitan dengan Verval PD atau data pusat, penyelesaiannya perlu mengikuti mekanisme layanan tersebut. Pemerintah saat ini menyediakan kategori khusus untuk sejumlah persoalan NISN ganda dan kendala data peserta didik. Karena itu, operator sebaiknya tidak membuat data baru atau menghapus data secara sembarangan. Periksa NIK, NISN, identitas siswa, riwayat mutasi, status sekolah, dan Verval PD terlebih dahulu, kemudian gunakan kanal bantuan resmi apabila masalah tidak dapat diselesaikan dari tingkat satuan pendidikan.