Info Dapodik – Jangan buru-buru klik finalisasi TKA! Ada satu langkah penting yang wajib dilakukan lebih dulu, yaitu upload DNS yang sudah dicek dan ditandatangani. Upload DNS TKA ternyata menjadi tahapan penting yang tidak boleh dilewati sekolah sebelum melakukan finalisasi data peserta. Salah urutan bisa membuat proses finalisasi tertunda, sehingga operator dan proktor perlu mengecek kembali tahapan ini.
Pelaksanaan administrasi Tes Kemampuan Akademik (TKA) terus memasuki tahap berikutnya. Setelah proses impor peserta, pengisian surat pernyataan pendaftaran, hingga pengunduhan surat kesiapan TKA dilakukan, sekolah perlu memperhatikan satu tahapan penting sebelum data peserta benar-benar dikunci.
Tahapan tersebut adalah download, pemeriksaan, penandatanganan, dan upload DNS TKA.
Ada pembaruan pada alur yang perlu diperhatikan. Jika sebelumnya sebagian sekolah mengira finalisasi data dapat dilakukan terlebih dahulu, berdasarkan alur yang dibahas dalam informasi terbaru, DNS harus diunggah terlebih dahulu sebelum finalisasi data peserta TKA.
Karena itu, operator sekolah dan proktor sebaiknya tidak terburu-buru menekan tombol finalisasi sebelum memastikan dokumen DNS sudah benar dan berhasil diunggah ke sistem.
Apa Itu DNS dalam Proses TKA?
DNS merupakan dokumen yang memuat daftar peserta yang telah terdaftar dalam pelaksanaan TKA. Di dalamnya terdapat informasi penting mengenai peserta, termasuk identitas siswa dan mata pelajaran yang dipilih.
Dokumen ini menjadi salah satu bagian yang perlu diperiksa sebelum data peserta difinalisasi.
Hal yang perlu dipahami adalah proses penerbitan atau pengunduhan DNS tidak dilakukan oleh sekolah secara mandiri. Dalam alur yang dibahas, dinas menjadi pihak yang menyediakan atau mengunduhkan DNS, kemudian dokumen tersebut disampaikan kepada sekolah.
Penyampaian DNS kepada sekolah dapat dilakukan melalui berbagai cara sesuai mekanisme yang digunakan oleh dinas masing-masing. Salah satunya adalah melalui tautan penyimpanan file seperti Google Drive.
Dengan demikian, sekolah perlu menunggu DNS dari dinas sebelum melanjutkan ke tahap pemeriksaan dokumen.
Urutan Upload DNS TKA Sebelum Finalisasi
Agar tidak keliru, berikut gambaran urutan yang perlu diperhatikan sekolah.
| Tahap | Proses |
|---|---|
| 1 | DNS disiapkan atau diunduhkan oleh dinas |
| 2 | DNS diberikan kepada sekolah |
| 3 | Sekolah mengunduh DNS |
| 4 | DNS dicetak oleh sekolah |
| 5 | Siswa memeriksa data dan mapel pilihan |
| 6 | Siswa dan kepala sekolah menandatangani dokumen |
| 7 | Jika ada kesalahan, ajukan perbaikan |
| 8 | DNS yang sudah benar dan ditandatangani diunggah |
| 9 | Sekolah melakukan finalisasi data |
Urutan tersebut menjadi bagian penting yang perlu diperhatikan operator maupun proktor.
DNS Diperoleh dari Dinas, Bukan Dibuat Sendiri oleh Sekolah
Salah satu hal yang perlu diluruskan adalah mengenai siapa yang menyiapkan DNS.
Dalam alur yang dibahas, sekolah tidak menerbitkan DNS sendiri. Dinas terlebih dahulu mengunduhkan atau menyediakan dokumen DNS berdasarkan data peserta yang telah masuk ke sistem.
Setelah tersedia, DNS kemudian diberikan kepada sekolah.
Bentuk penyampaiannya bisa berbeda-beda. Ada dinas yang mengirimkan melalui grup komunikasi, tautan penyimpanan cloud, atau mekanisme lain yang telah ditentukan.
Karena mekanisme setiap daerah dapat berbeda, operator sekolah sebaiknya mengikuti informasi resmi dari dinas masing-masing.
Sekolah Perlu Mengunduh DNS yang Diberikan Dinas
Setelah mendapatkan informasi bahwa DNS sudah tersedia, sekolah dapat mengunduh dokumen tersebut.
Operator perlu memastikan bahwa file yang diunduh memang milik sekolahnya. Periksa nama sekolah, identitas sekolah, dan daftar peserta sebelum dokumen dicetak.
Jangan sampai operator mengunduh atau mencetak dokumen sekolah lain hanya karena file berada dalam folder yang sama.
Setelah file dipastikan sesuai, DNS dapat dicetak untuk proses pemeriksaan peserta.
Siswa Wajib Mengecek Data pada DNS
Setelah DNS dicetak, pekerjaan belum selesai. Dokumen tersebut harus diperiksa kembali oleh peserta.
Siswa perlu memastikan bahwa identitas yang tercantum sudah sesuai dengan data sebenarnya. Selain identitas, bagian yang tidak kalah penting adalah mata pelajaran pilihan TKA.
Kesalahan pada pilihan mata pelajaran perlu segera diketahui sebelum sekolah melakukan upload dan finalisasi.
Tahap pemeriksaan ini penting karena setelah data difinalisasi, ruang untuk melakukan perubahan dapat menjadi lebih terbatas sesuai mekanisme sistem.
Karena itu, jangan hanya mengandalkan pemeriksaan operator. Siswa yang bersangkutan juga perlu diberikan kesempatan untuk mengecek datanya.
Jika Data Salah, Jangan Langsung Upload DNS
Bagaimana jika setelah DNS diperiksa ternyata terdapat kesalahan?
Jangan langsung mengunggah dokumen tersebut.
Jika ditemukan kesalahan identitas, pilihan mata pelajaran, atau data lain yang perlu diperbaiki, sekolah perlu mengajukan perbaikan melalui pihak yang menangani administrasi TKA sesuai ketentuan daerah.
Operator sekolah atau proktor dapat menindaklanjuti bagian yang bermasalah sesuai kewenangannya.
Setelah perubahan dilakukan dan DNS yang benar tersedia kembali, sekolah dapat melakukan pemeriksaan ulang.
Prinsipnya sederhana: yang di-upload harus merupakan DNS dengan data yang sudah benar dan telah ditandatangani.
Tanda Tangan Siswa dan Kepala Sekolah
Apabila seluruh informasi pada DNS sudah sesuai, dokumen dapat masuk ke tahap penandatanganan.
Dalam alur yang dibahas, siswa memberikan tanda tangan pada dokumen tersebut sebagai bentuk pemeriksaan dan persetujuan terhadap data yang tercantum.
Selanjutnya, kepala sekolah juga memberikan tanda tangan pada dokumen sesuai kebutuhan administrasi yang berlaku.
Sekolah kemudian menyiapkan dokumen DNS yang sudah ditandatangani untuk diunggah ke sistem.
Sebelum melakukan scan atau membuat file digital, pastikan dokumen terbaca dengan jelas dan seluruh halaman yang diperlukan sudah tersedia.
Upload DNS Dilakukan Sebelum Finalisasi
Inilah bagian yang paling penting untuk diperhatikan.
Setelah DNS diperiksa dan ditandatangani, sekolah masuk ke sistem TKA dan menuju bagian Data Peserta, kemudian mencari menu yang berkaitan dengan finalisasi dan upload DNS.
Pada tahap ini, sekolah mengunggah file DNS yang telah ditandatangani.
Format file yang digunakan perlu mengikuti pilihan atau ketentuan yang tersedia pada sistem. Dalam alur yang dibahas, dokumen DNS disiapkan sebagai satu berkas hasil pemindaian sebelum diunggah.
Setelah file dipilih, lakukan proses upload dan pastikan sistem menerima dokumen tersebut.
Operator juga perlu mengecek status upload setelah proses selesai. Jangan langsung menganggap file sudah masuk hanya karena tombol upload telah ditekan.
Setelah Upload Berhasil, Baru Lakukan Finalisasi
Urutan yang harus diingat adalah:
DNS → cek data → tanda tangan → upload DNS → finalisasi data.
Bukan sebaliknya.
Finalisasi dilakukan setelah DNS berhasil diunggah dan tidak ada lagi kesalahan data yang perlu diperbaiki.
Tahap finalisasi menjadi penting karena menandai bahwa sekolah sudah menyelesaikan pemeriksaan data peserta sesuai tahapan yang ditentukan sistem.
Operator juga dapat melihat status proses pada halaman sistem. Jika upload atau finalisasi belum dilakukan, status tertentu dapat menunjukkan bahwa tahapan tersebut masih belum selesai.
Bagaimana Jika Ada Peserta yang Baru Didaftarkan?
Kondisi lain yang perlu diperhatikan adalah ketika terdapat peserta yang mengalami perubahan atau baru masuk setelah proses sebelumnya.
Jika peserta yang sudah didaftarkan belum tercantum dalam DNS, sekolah sebaiknya tidak langsung melakukan finalisasi.
Data tersebut perlu dikonsultasikan dan ditindaklanjuti melalui mekanisme perbaikan atau penerbitan DNS sesuai arahan dinas.
Ini penting karena finalisasi sebaiknya dilakukan ketika daftar peserta sudah benar-benar sesuai.
Operator dan Proktor Perlu Lebih Teliti
Bagi operator sekolah maupun proktor, tahap DNS memang terlihat sederhana. Namun, kesalahan kecil seperti data siswa belum diperiksa, mata pelajaran pilihan belum sesuai, dokumen belum ditandatangani, atau DNS belum diunggah dapat membuat proses administrasi menjadi lebih panjang.
Karena itu, sebelum menekan tombol finalisasi, lakukan pemeriksaan terakhir.
Pastikan seluruh peserta sudah tercantum, identitasnya benar, mata pelajaran pilihannya sesuai, dokumen sudah ditandatangani, dan DNS sudah berhasil di-upload ke sistem.
Sekolah juga sebaiknya tidak menunggu terlalu dekat dengan batas waktu yang ditetapkan oleh dinas. Jika DNS sudah tersedia, proses pemeriksaan dapat segera dilakukan agar masih tersedia waktu untuk mengurus perbaikan apabila ditemukan masalah.
Kesimpulan
Upload DNS TKA harus dilakukan sebelum finalisasi data peserta. Sekolah terlebih dahulu mendapatkan DNS dari dinas, kemudian mengunduh dan mencetaknya untuk diperiksa bersama peserta. Data identitas dan mata pelajaran pilihan harus dipastikan benar. Jika ada kesalahan, lakukan perbaikan terlebih dahulu. Jika sudah sesuai, DNS ditandatangani oleh peserta dan kepala sekolah, kemudian diunggah ke sistem. Setelah proses upload selesai dan data dinyatakan benar, barulah sekolah melanjutkan ke finalisasi data peserta TKA. Dengan mengikuti urutan tersebut, operator dan proktor dapat mengurangi risiko kesalahan pada tahap akhir pendataan.